Solución de inteligencia de negocios para la gestión de recursos educativos y espacios físicos en la Universidad del Magdalena

Business intelligence solution for managing educational resources and physical spaces in Magdalena University

El presente artículo describe una solución de inteligencia de negocios para la gestión de recursos educativos y espacios físicos en la Universidad del Magdalena. Con esta solución se pueden obtener informes históricos y actuales de los procesos, gestionar el rendimiento, tomar decisiones de compra de nuevos recursos, prever la ocupación o uso de los recursos, mejorar la disponibilidad de los recursos, entre otras. Para el desarrollo e implementación de la solución, se usó la plataforma Business Intelligence, de Microsoft SQL Server 2008 R2 El modelado de los procesos se realizó mediante la notación BPMN y para el modelado de los procesos de ETL y de la Bodega de Datos, se usó UML. El método guía fue una adaptación de Programación Extrema al contexto del desarrollo de soluciones de Inteligencia de Negocios.

1. Introducción

El término Inteligencia de Negocio (Business Intelligence, del término en inglés), data de 1958, cuando Luhn otorga este calificativo a los sistema capaces de diseminar datos, encontrando interrelaciones en los hechos que estos representan [1]. En la actualidad, se considera que las soluciones de inteligencia de negocio, son resultado de la evolución de los sistemas de soporte a la toma de decisiones [2].

Por otro lado, el uso de este tipo de soluciones informáticas ha aumentado en los últimos años. Muestra de ellos son las proyecciones realizadas sobre su crecimiento del 9% durante el 2011 [3]. Este crecimiento se sustenta en varios eventos: (a) la ubicuidad de los sistemas computaciones; (b) la reducción de los costos de procesamiento y almacenamiento de datos; (c) la madurez del campo y de las técnicas de apoyo, a saber: bodegas de datos y minería de datos; (d) la percepción de utilidad por parte de las organizaciones; y (e) la necesidad de tomar decisiones oportunas basadas en información correcta.

Lo anterior ha generado la necesidad de que cualquier organización, independiente de su tamaño, implemente o adquiera sistemas que soporten la toma de decisiones [4]. Y como consecuencia, busque alternativas para: comprender, controlar, monitorizar y analizar de forma conjunta estos datos. Pero la implementación satisfactoria es compleja [5]. Las soluciones de Inteligencia de Negocios aprovechan las datos que la empresa genera, para contribuir a que en el proceso de toma de decisiones se use información ordena, correcta, entendible y oportuna.

La Universidad del Magdalena como una organización cuya finalidad es la educación, no es ajena a las tendencias mundiales y ha visto un incremento notable en los datos que maneja [6]. Éste es consecuencia, entre otras cosas, de su crecimiento, el cual se ve reflejado en el aumento de su cobertura o de cupos de estudio, asi como el aumento de la planta docente y de la planta física Por ejemplo, al pasar de 7.132 estudiantes matriculados en pregrado presencial en el primer semestre del 2005, a 10.118 estudiantes en el segundo semestre del 2010 [6].

Por otro lado, la dependencia denominada Recursos Educativos (RE) de la Universidad del Magdalena, es la oficina adscrita a la Dirección Administrativa, encargada de administrar los recursos tecnológicos, de laboratorios y espacios físicos, para el desarrollo de actividades de: docencia, investigación, extensión y proyección social, de forma que se asegure la eficiencia, eficacia y efectividad en la prestación del servicio [7].