Análisis comparativo entre la implantación y la actualización del sistema SAP R/3 teniendo en cuenta los factores críticos de éxito descritos en la bibliografía: estudio de caso de una empresa de bebidas

A comparative analysis between the implementation and upgrading of the SAP R/3 system considering critical success factors described in the literature: a case study of a beverage company

Muchas empresas que han implantado el sistema ERP R/3 de SAP y necesitan actualizar su versión se sorprenden por la gran cantidad de recursos humanos y estructurales necesarios para llevar a cabo estas actualizaciones. El largo plazo del proyecto, la cantidad de recursos financieros y la mano de obra interna necesarios para la actualización suelen ser similares a los de la implantación de un ERP original. Este artículo analiza la actualización de una versión en una empresa de bebidas. Tras una revisión bibliográfica para presentar un marco teórico de conceptos sobre sistemas ERP, se generó un cuestionario que sirvió como herramienta de recogida de datos. El artículo presenta los resultados de una encuesta que evalúa siete factores críticos de éxito relacionados con las implantaciones de sistemas ERP descritos en la literatura, durante una actualización de versión del sistema R/3 de SAP, comprobando si las exigencias están justificadas.

1. INTRODUCCIÓN

La necesidad de ser competitivo a escala global y la búsqueda de alinear la tecnología con las estrategias empresariales han llevado a muchas empresas a implantar un sistema ERP (Enterprise Resource Planning). Según Corrêa (2001), un sistema ERP aporta beneficios económicos fácilmente identificables al simplificar las rutinas de trabajo y hacerlas más eficientes. Los proyectos de implantación de sistemas ERP suelen considerarse largos (COLANGELO FILHO, 2001) y costosos (POLLONI, 2000), a veces duran varios años y consumen decenas de millones de dólares.

El dinamismo del mercado hace que las empresas necesiten ajustar constantemente sus procesos, lo que aumenta la necesidad constante de software actualizado con nuevas tecnologías y funcionalidades. Los proveedores de sistemas ERP, por su parte, lanzan cada vez más nuevas versiones con la promesa de ofrecer ventajas competitivas.

Algunos autores, como Bancroft, Seip y Sprengel (1998), Vasilash (1996) y Bartholomew (1997), entre otros, señalan la complejidad de implantar un sistema ERP. Al igual que una implantación, una actualización de versión implica a toda la empresa, que pasa a depender de ella, y si falla durante este proceso, puede paralizar sus actividades.

La necesidad de las empresas de hacer evolucionar sus sistemas ERP, migrando de una versión a otra, realizando upgrades mediante actualizaciones de versión de sus sistemas ERP, y la envergadura de estos proyectos que los hacen importantes motivaron el desarrollo de esta investigación, dedicada a estudiar la problemática y características presentes en los proyectos de actualización de versiones de sistemas ERP.