Sistema de información orientado a procesos de negocio y flujos de trabajo en la Universidad Nacional de Colombia. Perspectivas y caso de estudio

A business management- and workflow-orientated information system in the Universidad Nacional de Colombia: perspectives and case-study

En el siguiente artículo se presenta una introducción del caso de estudio de la Secretaría Académica, dependencia de la facultad de Ingeniería de la Universidad Nacional de Colombia, donde se aplica una aproximación metodológica para una implementación BPM (Gestión de procesos de negocio) / WMS (Gestión de flujos de trabajo) con tecnología de código abierto para realizar mejoras significativas en el desarrollo de los procesos administrativos al interior de la Facultad, específicamente en el proceso de atención de solicitudes docentes con el objetivo de optimizar el desempeño funcional de la Secretaría y la socialización de un espacio para la generación de conocimiento en el área. Se dan consideraciones generales. La posible implementación de un sistema de información integral orientado a BPM y WMS en la Secretaría Académica, visto como la automatización de los procesos claves representa resultados de impacto en la satisfacción de los clientes internos y externos, a través de ventajas como la disminución de costos, tiempos de espera y papel, y un mejor aprovechamiento de la información.

Introducción

Se parte del concepto de planeación estratégica que se aplica en las organizaciones, enlazado con una visión sistémica y una orientación hacia procesos, administrativos o de soporte, los cuales hacen parte de la base de la pirámide de sostenibilidad de los procesos operativos y estratégicos, constituyéndose como vitales para cualquier compañía. Sin embargo, en muchos lugares a estos procesos administrativos se les resta importancia y son los menos automatizados, realizándose manualmente, siendo repetitivos, monótonos y aportando muy poco valor; por lo tanto la sistematización integral de procesos es una labor de gran impacto, de la que se ha ocupado eficazmente la tecnología informática, desarrollando sistemas como el de flujo de trabajo más conocido como Workflow (Parra, 2004).

Es decir, mediante un sistema Workflow los procesos administrativos trascienden a un nuevo nivel donde el trabajo no se realiza manualmente sino que evoluciona a ser desarrollado por un sistema; las herramientas Workflow son diseñadas especialmente para un proceso que permite implantar el ciclo PHVA4, es decir, asignar,  desarrollar  el  trabajo  (con la intervención de personas), llevar el seguimiento de las actividades y proporcionar información relevante para acciones de mejoramiento, resaltando el verdadero valor de la combinación de la revolución de procesos e información dando a las compañías la ventaja competitiva precisada para lograr el éxito (ICONTEC, 2001).

Por lo tanto, la tecnología Workflow surge como una solución que combina de manera eficiente y flexible los avances en el área de tecnología de información (TI) y la necesidad de optimizar el desempeño de las organizaciones, como en el caso de la Universidad Nacional de Colombia, organización pública en la que diariamente se manejan grandes cantidades de información, procesos y procedimientos estableciéndose en un blanco perfecto para la implementación de un sistema Workflow para la automatización del funcionamiento de sus procesos administrativos según lineamientos de efectividad y calidad (Ader, 1999); (Van der Aalst, 2002).