Experiencia de trabajo para la configuración del ERP Odoo en pequeños negocios. Caso de éxito en TostoneT

ERP Odoo configuration experience for small business. Successful case in TostoneT

En la actualidad, la información se ha convertido en un recurso estratégico de las organizaciones para desarrollar capacidades competitivas y de gestión. Esta afirmación también es válida para los pequeños negocios que deben prepararse para ser ágiles y certeros ante los cambios y oportunidades del entorno. Los sistemas de Planificación de Recursos Empresariales (ERP) contribuyen a fortalecer las capacidades de gestión de los negocios. Sin embargo, a pesar de sus ventajas estratégicas, el ciclo de aprendizaje para su configuración, es muy costoso. Este artículo expone la experiencia de trabajo de los autores para llevar a cabo un proyecto de aprendizaje y configuración del sistema ERP Odoo de manera intencionada, en el alcance de los procesos primarios de la cadena de valor. La aplicación se realizó en un pequeño negocio de informática, TostoneT, cuyos principales resultados fueron la reducción del ciclo de cierre contable, aprovechamiento de oportunidades de negocio y mayor conocimiento sobre administración de negocio.

​INTRODUCCIÓN

Los cambios que se han producido en los últimos años sugieren el desarrollo de la era de la información y el conocimiento. Estos cambios se asocian fundamentalmente al acelerado desarrollo de las tecnologías de la información (TI); así como al consecuente crecimiento del volumen, capacidad y velocidad de intercambio de datos, información y conocimiento 1-3.

Las organizaciones deben prepararse para ser más flexibles y establecer estrategias con el objetivo de adaptarse al entorno variable de las organizaciones en el que desarrollan sus acciones. Ante ambientes tan poco estables, los miembros de la organización y, en particular, su alta gerencia necesita manipular grandes volúmenes de información para cumplir con sus actividades de gestión (4.

En este sentido, Cuba hoy proyecta políticas para concebir la informatización de los gobiernos, empresas y otras instituciones que garantice la inversión en TI acorde a los requerimientos de las organizaciones, con lo que preparan los presupuestos para invertir en estos proyectos que son bastantes costosos (5, 6).

Sin embargo, se le ha prestado poca atención a los pequeños negocios que han comenzado a desarrollarse de manera gradual e intentan sobrevivir día a día. Estos tipos de negocios se conciben con poca visión estratégica de los beneficios de las TI y las buenas prácticas de los procesos administrativos y de gestión.

Muchas empresas del mundo optan por realizar su informatización mediante los sistemas de Planificación de Recursos Empresariales (ERP, por sus siglas en inglés); ya que estos sistemas abarcan una amplia gama de aplicaciones software que soportan las operaciones de negocios diarias y la toma de decisiones basado en la integración de los dominios funcionales en las organizaciones (4, 7, 8).