Modelo conceptual e instrumento sobre las funciones de la oficina de gestión de proyectos en ámbitos educativos

Conceptual model and tool on the functions of the of the project management office in educational settings

Este artículo presenta un modelo conceptual para las funciones de la Oficina de Gestión de Proyectos (PMO) en el contexto educativo, así como un instrumento validado para medir estas funciones. La metodología utilizada involucra cuatro etapas: identificar, describir, profundizar y divulgar. Se realizaron búsquedas en Scopus y Web of Science, lo que llevó a la identificación de 26 trabajos relacionados con PMO en entornos educativos. Después del análisis y la caracterización de estos trabajos, se identificaron 167 incidentes críticos, que son funciones específicas de las PMO en el ámbito educativo. Estos incidentes críticos se utilizaron para desarrollar un acuerdo entre jueces, que resultó en la identificación de siete dimensiones que resumen las principales funciones de la PMO en entornos educativos. Además, se crearon 47 ítems que reflejan estas funciones y cumplen con los criterios de claridad y pertinencia. Este modelo y el instrumento proporcionan una comprensión clara de las funciones de la PMO en contextos educativos y son útiles para la enseñanza, auditoría, planificación, intervención/control e investigación en este tema.

INTRODUCCIÓN

La oficina de gestión de proyectos (PMO, en inglés) es un estilo administrativo de alta popularidad para gestionar proyectos ante las complejidades de la sociedad actual 1. El Project Management Institute (PMI) 2 se refiere a ella como una "estructura de gestión que estandariza los procesos de gobernanza relacionados con el proyecto y facilita el intercambio de recursos, metodologías, herramientas y técnicas". Hoy día, a la PMO se le reconoce como un factor clave para la gobernanza organizativa 3 y, según (4, posibilita la eficiencia en el manejo de los recursos asignados y mejora la prestación de los servicios a la sociedad.

Actualmente, la PMO viene generando diversas líneas de estudio, entre ellas: madurez de la PMO 5, impacto de la PMO en el desempeño del proyecto (6, buenas prácticas de implementación de la PMO 7, determinantes del éxito de la PMO 8 y funciones de la PMO. Esta última línea de investigación es el foco de atención del presente artículo.

En general, la comprensión, el uso y el avance respecto a las funciones de la PMO, entendidas como aquellas actividades que desarrolla la PMO para favorecer el éxito de los proyectos y de la organización en la que opera, han venido nutriéndose principalmente de modelos como los de 9); (10-11; y 12. Sin embargo, estos modelos han emergido de evidencias y/o interpretaciones derivadas principalmente de contextos de negocios, siendo limitada la consideración del escenario educativo, el cual también viene siendo permeado por el auge de la PMO. Por ejemplo, 13 comentan que la PMO es un recurso útil para asistir y potenciar los proyectos de investigación científica. Asimismo, 4 señala que la mitad de las instituciones de educación presentan algún tipo de estructura de PMO.