Propuesta de mejora del proceso de facturación en una empresa de servicios mediante la aplicación de la herramienta A3

Proposal to improve the billing process in a service company underthe implementation of the A3 tool

La estructura del A3 permite al autor y solucionador de problemas observar la realidad, presentar los hechos, proponer una forma lógica de cerrar una brecha con respecto a la meta establecida, presentar un plan de contramedidas y acciones, que luego se desarrollará con iniciativas y proyectos de baja, mediana y alta complejidad, a corto, mediano y largo plazo, para luego revisar el proceso, verificar los resultados y ajustar según sea necesario. El proceso A3 es un método para desarrollar habilidades de pensamiento crítico de forma estructurada y estandarizada, centrándose primero en entender qué problema está tratando de resolver la organización, para proponer soluciones que al final del ejercicio, maximicen el valor para los clientes y minimicen el uso de recursos. Este documento documenta el proceso de implantación del pensamiento A3 en el flujo de valor de facturación con el objetivo de resolver el problema identificado con el coste del dinero que afecta al indicador de facturación y a su vez al flujo de caja. La capacidad de resolver problemas de manera estructurada es hoy en día una competencia esencial de las personas en una empresa que busca seguir siendo líder en el mercado, desde el nivel operativo hasta los líderes de proceso y gerencia, por esta razón se propone esta herramienta como un impulso al desarrollo de las personas.

1. INTRODUCCIÓN​

La filosofía Lean ha demostrado ser un medio importante para obtener una ventaja competitiva a través de la fabricación, producción o prestación de servicios [1], en busca del desarrollo continuo de las personas [2], este enfoque en la reducción del desperdicio logra optimizar la operación, identificando problemas y dándoles solu-ción por medio de la profundización en sus causas desde diferentes perspectivas [3]. La gestión Lean está llena de matices y se puede ejercer mediante diversas formas y métodos [4]. Se han estudiado, escrito y copiado muchas de las prácticas de Toyota, pero el esfuerzo de este documento se ha centrado en una herramienta que ha reci-bido poca atención, y es el pensamiento A3.La plantilla A3 es un instrumento desarrollado y utilizado por Toyota Motor Corporation para proponer soluciones a problemas y presentar diversas formas de abordarlos [5], dar estatus sobre proyectos en curso e informar los resultados de diversas actividades de recopilación de información basados en el ciclo phva: planear, hacer, verificar y actuar [6].Esta herramienta, aparentemente sencilla, requiere conoci-miento de técnicas tales como: mapeo del flujo de valor; los 5 porqués; diagramas de Pareto; tablas de control; diagrama de árbol; plan de acción, matriz pick; entre otros, por lo que se convierte en un instrumento poderosamente efectivo para gestionar a las personas, los problemas y permitir el aprendizaje sistémico. Si se hace correc-tamente, el pensamiento aplicado para crear un A3 permite al equipo identificar los elementos más críticos de un problema o situación, siguiendo el proceso phva [7], [8].